Attention c’est obligatoire et c’est aujourd’hui que ça commence! Vous n’étiez pas au courant? C’est fait on vous dit tout!
Nous vous donnons, ci dessous, l’essentiel pour être efficace et ne pas vous faire prendre à défaut. Car attention comme à chaque fois, il y a un risque à ne pas le faire ! À défaut de déclaration préalable d’embauche, l’employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié. Et c’est grave !
La déclaration préalable d’embauche doit être effectuée par envoi électronique. Allez-y, on vous donne le lien sur net-entreprises et c’est ici !
Il vous faudra vous inscrire préalablement à un service d’authentification et le lien du site de l’URSSAF est là !. La liste des informations à fournir est la suivante :
- Le numéro d’identification de l’établissement employeur,
- Les coordonnées de votre service de médecine du travail, (si régime général)
- Le N° de Sécurité Sociale, nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié
- La date et l’heure d’embauche ;
- La nature et la durée du contrat de travail ;
- La durée de la période d’essai éventuelle, pour :
- les CDI,
- les CDD si la durée minimale excède 6 mois.
- Pour les salariés agricoles : les données nécessaires au calcul par la MSA des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions retraite et prévoyance (art.L. 727-2 code rural et de la pêche maritime) et à l’organisation de l’examen médical d’embauche (art. R. 717-14, même code).
Pour que la formalité soit réputée accomplie, vous devrez fournir la totalité des ces informations.
A défaut de déclaration électronique, il vous faut remplir un formulaire spécifique (bientôt disponible auprès de l’URSSAF/MSA, ils y travaillent encore!).
Vous devez conserver les preuves de l’envoi de la déclaration jusqu’à réception de l’accusé de réception de la déclaration émis par l’URSSAF.
La déclaration doit être effectuée dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l’embauche.
L’URSSAF/MSA doit alors accuser réception de la déclaration effectuée dans les 5 jours suivant la réception de votre déclaration.
Par mesure de précaution conservez ce document dans le dossier de votre salarié.
Vous devez remettre au salarié, soit :
- une copie de la déclaration préalable d’embauche,
- une copie de l’accusé de réception transmis par l’URSSAF/MSA,
- son contrat de travail écrit, sur lequel est mentionné l’URSSAF/MSA destinataire de la déclaration.
Si d’ordinaire cette formalité est assurée par votre cabinet comptable, assurez-vous de bien transmettre toutes les informations suffisamment tôt, pour respecter le délai imparti par les textes.
Décret n° 2011-681 du 16 juin 2011, relatif à la fusion de la déclaration préalable à l’embauche et de la déclaration unique d’embauche, JO du 18 - Arrêté du 19 juillet 2011 pris en application de l’article R. 1221-6 du Code du travail, JO du 27 - legifrance.gouv.fr – net-entreprises.fr – editions-tissot.fr – travail-emploi-sante.gouv.fr
Par Stéphane Thibault
Plus de 20 ans d'expérience dans le monde des Ressources Humaines et plus spécifiquement en gestion du risque social pour les entreprises. Gérant de la société Optimum AGRS depuis 2010.
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